Zarządzanie wspólnotą mieszkaniową to zagadnienie, z którym musi się zmierzyć każda wspólnota, zarówno ta bardzo niewielka, jak i taka posiadająca bardzo licznych członków.
Co muszę wiedzieć o przyszłym zarządcy?
Członkowie wspólnot mieszkaniowych mogą wybrać, w jaki sposób i kto będzie zarządzał nieruchomością lub nieruchomościami, w których posiadają lokale. Zwykle wybierane jest jedno z dwóch rozwiązań
- Wyspecjalizowana firma – na rynku istnieje wiele firm zajmujących się zawodowo zarządzaniem nieruchomościami. Do końca 2013 roku, aby posługiwać się tytułem zawodowym zarządcy, konieczne było zdobycie licencji. W styczniu 2014 roku ten wymóg zniesiono i, aby firma mogła wykonywać obowiązki zarządcy, musi:
- ubezpieczyć się od odpowiedzialności cywilnej za wyrządzone szkody, wynikające z prowadzonej działalności;
- ubezpieczyć się od szkód wyrządzonych przez osoby znajdujące się pod jego nadzorem, wykonujące czynności w jego imieniu (jeśli korzysta z usług takich osób);
- posiadać pełną zdolność do czynności prawnych i zaświadczenie o niekaralności;
- zawrzeć z klientami stosowną umowę w formie pisemnej, pod rygorem nieważności.
- Osoba fizyczna – zniesienie obowiązku posiadania licencji zawodowej sprawiło, że zarządcą nieruchomości może stać się nawet osoba wchodząca w skład wspólnoty mieszkaniowej, bądź osoba trzecia. Musi ona, podobnie jak firma, ubezpieczyć się od odpowiedzialności cywilnej, a także podpisać umowę cywilno-prawną.
Co zawiera (a czego nie) stawka za zarządzanie nieruchomościami?
Szczegółowy zakres obowiązków zarządcy, a co za tym idzie, wynagrodzenie za jego pracę będzie ujęte w zawartej umowie. Można jednak przyjąć, że zazwyczaj kompetencje zarządcy obejmują:
- Bieżące utrzymanie nieruchomości – zlecanie przeglądów, korespondencja z mieszkańcami, zwoływanie zebrań, ubezpieczenie (o tym, dlaczego warto je mieć przeczytasz tutaj);
- Obsługa księgowa – opłacanie rachunków, rozliczanie mediów, księgowanie wpłat, zlecenia windykacji;
- Zlecanie i dozór prac porządkowych, konserwacyjnych, na terenach zielonych, remontów.
Poza wynagrodzeniem zarządcy jest naprawdę dużo innych opłat, które właściciele nieruchomości muszą ponosić:
- koszty ubezpieczenia;
- koszty przeglądów, remontów, usuwania awarii;
- kosztów sprzątania, utrzymania terenów zielonych;
- koszty utrzymania części wspólnych nieruchomości – energii elektrycznej, ogrzewania;
- koszty mediów we własnych lokalach;
- fundusz remontowy.
Jakie obowiązki spoczywają na zarządcy mojej nieruchomości?
Zarządca nieruchomości odpowiada za prawidłowe funkcjonowanie budynku – dotyczy to zarówno strony formalnej, finansowej, jak i administracyjnej. Odpowiada za opiekę nad nieruchomością, utrzymanie części wspólnych, porządek czy bezpieczeństwo. Do jego obowiązku należy:
- organizacja zebrań wspólnoty i składanie rocznych sprawozdań, bilansów i rozliczeń finansowych;
- prowadzenie dokumentacji nieruchomości, w tym dokumentacji technicznej i spisu najemców i właścicieli;
- prowadzenie księgowości, sporządzanie uchwał, regulaminów czy statutów;
- dbanie o stan techniczny budynku, zapewnianie okresowych kontroli instalacji i kominów oraz usuwanie bieżących awarii i usterek;
- dbanie o porządek na klatkach schodowych, w piwnicach, na terenie wokół budynku i innych częściach wspólnych;
- reprezentowanie wspólnoty mieszkaniowej;
- obsługa prawna dla zgodności z prawem zawieranych umów, przygotowywania zgodnych z prawem uchwał wspólnoty czy reprezentowania przed organami administracji państwowej;
- egzekwowanie realizacji planów inwestycyjnych;
- dbanie o terminowe opłacanie podatków;
- zawieranie umów i negocjowanie cen z dostawcami mediów i wykonawcami usług, takich jak wywóz śmieci, prace remontowe czy inne działania związane z realizacją planów inwestycyjnych wspólnoty;
- ubezpieczenie nieruchomości.
Jak widać, obowiązki zarządcy nieruchomości są rozległe, a samo zarządzanie niesie za sobą dużą odpowiedzialność. Z pewnością, jeśli chcemy, żeby nasza wspólnota mieszkaniowa była w dobrych rękach, to nie powinniśmy kierować się przy wyborze zarządcy jedynie ceną. Może się bowiem okazać, że w konsekwencji poniesiemy o wiele większe koszty, by później naprawić efekty niewłaściwego administrowania.
Jak zatem wybrać firmę, która będzie najlepiej zarządzała naszą wspólnotą?
Każda wspólnota mieszkaniowa może dokonać wyboru zarządu, który bezpośrednio będzie zajmował się zarządzaniem wspólnotą. Czy taka forma działania jest tą najwygodniejszą i najefektywniejszą? Zatrudnienie koniecznych fachowców, takich jak księgowa, elektryk czy hydraulik, na cały etat może być dużym problemem finansowym, którego wspólnota nie udźwignie. Wtedy najlepiej zarządzanie powierzyć fachowemu zarządcy, który prowadząc wiele nieruchomości, może sobie pozwolić na zatrudnianie licznych specjalistów. Duże firmy, które specjalizują się w zarządzaniu nieruchomościami i mają pod opieką dużą liczbę nieruchomości są z reguły znacznie efektywniejsze i sprawniejsze w działaniu niż sam zarząd wspólnoty.
Wybór firmy zarządzającej to bardzo ważna sprawa, gdyż od jakości zarządzania w głównej mierze zależy zadowolenie członków wspólnoty oraz wszystkich zamieszkujących w danym budynku. Braki w sprzątaniu czy opóźnienia w usuwaniu awarii mogą skutecznie uprzykrzać życie mieszkańców nieruchomości. Którą z nich zatem wybrać? Należy przede wszystkim sprawdzić doświadczenie takiej firmy i jej wielkość. Dobrze, jeżeli zajmuje się jak najszerszym zakresem działalności, aby można jej było zlecić całość zarządzania nieruchomością.
Powierzenie całości działań zarządczych jednej specjalistycznej firmie znacznie ułatwia kontakty wszystkim mieszkańcom budynku, którzy wiedzą z kim się kontaktować z wszelkimi bieżącymi sprawami. Są to także wymierne oszczędności, co przekłada się na niższe opłaty ponoszone przez właścicieli mieszkań.
Tomaszowskie TBS Spółka z o.o. jako sprawdzony zarządca
Wśród zasobów zarządzanych przez Tomaszowskie Towarzystwo Budownictwa Społecznego Spółka z o.o. znajduje się 62 Wspólnoty Mieszkaniowe zlokalizowane w różnych częściach miasta. Są wśród nich zarówno bloki wielorodzinne jak i stare kamienice z początku XX wieku.
Tomaszowskie TBS Sp. z o.o. zarządza na podstawie uchwał podjętych przez Wspólnoty Mieszkaniowe oraz zawartych z nimi umów o Zarządzanie. Na mocy tych umów oraz w oparciu o ustawę z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz. U. z 2000 r. Nr 80 poz. 903 z późn. zm.) Tomaszowskie TBS reprezentuje Wspólnoty, realizuje czynności w zakresie zwykłego zarządu jak również decyzje Wspólnot podejmowane w drodze uchwał. Decyzje te dotyczą m.in. bieżącej działalności oraz remontów, w zakresie dociepleń budynków, kapitalnych remontów dachów, malowania klatek schodowych, wymiany instalacji wodno-kanalizacyjnej czy elektrycznej w budynku, modernizacji węzłów cieplnych, wymiany stolarki okiennej i drzwiowej na klatkach schodowych i w piwnicach.
Wiele Wspólnot świadomych swoich potrzeb oraz stanu technicznego budynku, podejmuje odważne decyzje w zakresie realizacji w/w tematów z wykorzystaniem zewnętrznych źródeł finansowania. Na chwilę obecną Tomaszowskie TBS zrealizowało w imieniu Wspólnot 88 umów kredytowych, w tym jedną umowę kredytu z premią termomodernizacyjną z Banku Gospodarstwa Krajowego oraz jedną umowę kredytu z dopłatą z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska w Łodzi. 41 z tych 88 umów zostało przedterminowo spłaconych, co pozwoliło Wspólnotom uniknąć części odsetek jak również umożliwiło pozyskanie kolejnych kredytów na następne zadania. Warto wspomnieć, że Tomaszowskie Towarzystwo Budownictwa Społecznego Spółka z o.o. jako jedyny Zarządca w mieście wykonuje tak szeroko zakrojone remonty w budynkach Wspólnot jak wykonanie węzłów cieplnych, wymiana instalacji wodno-kanalizacyjnej, rozprowadzenie instalacji ciepłej wody użytkowej wraz z likwidacją niebezpiecznych piecyków gazowych.
Działalność ta doprowadziła do znacznej poprawy stanu technicznego budynków oraz ulepszenia ich strony estetycznej. Dzięki dobraniu odpowiedniej kolorystyki osiedla Polna i 1000-lecia stały się wizytówkami swoich części miasta, są przyjemne zarówno dla mieszkańców jak i dla odwiedzających.
W ciągu 24 lat istnienia Tomaszowskie TBS jako dynamicznie działający Zarządca, na budynku każdej ze Wspólnot doprowadziło do wykonania co najmniej jednego szeroko zakrojonego remontu. Należy tu nadmienić, że remonty nie są prowadzone jedynie w blokach ale i w kamienicach. Dzięki poważnym inwestycjom poprawiono stan techniczny oraz wygląd zewnętrzny takich nieruchomości jak: Al. Piłsudskiego 2A, Św. Antoniego 21/23 czy Zgorzelicka 6. W wyniku przeprowadzonych remontów przywrócono wspomnianym budynkom pierwotny wygląd, co wyróżnia je na tle pozostałych.